Как за 4 года креативное агентство пришло к Trello, WebFlow и сервисам Google?

Василий, чем занимается ваша компания?

Мы занимаемся мероприятиями: организуем семинары, корпоративы, тренинги со спикерами. Делаем прикольные корпоративные подарки. Видеоролики делаем. Если надо, выезжаем на объект — снимаем. Занимаемся брендингом: от названия и логотипа до полного набора печатных и медиа-материалов. Делаем сайты. Нам интересны комплексные задачи. По мелочи обычно не берёмся. Просто сделать визитку — это не к нам. Ну, если только вам нужна просто визитка за дорого.

У нас есть крупные и прикольные проекты. Прикольные — когда получили не выгоду, а удовольствие: например, когда поздравляли на 8 марта девушек в одной компании: привезли 5 тонн песка, сделали пляж, пригласили в офис диджея, устроили дискотеку, бассейн, душевую кабину в туалете. Это трэш. Приезжали курьеры, а тут софиты, жарко, все в купальниках ходят. Из соседних офисов люди наблюдали за этим. В переговорке стоял бассейн. Это из безбашенного. Любим в такое погружаться. В каждый проект привносим частичку души. Из крупных проектов — работаем с «Takeda», «Райффайзенбанком».

Подготовка к 8 марта

Какие сервисы используете в работе и для каких целей?

Смотрю вот на сервисы, которые добавил в свой аккаунт в Startpack, их порядка 20. Жена даже смеётся над моим фанатизмом. Иногда я погружаюсь, и всё. С одной стороны, когда я показал подборку коллегам, они сказали: «Ты псих». С другой стороны, я не могу понять как люди могут без этого жить — очевидные вещи вроде хранилищ и сервисов Google. Для командной работы же используем Trello, с 2012 года. Я являюсь основным инициатором ведения задач. Битрикс24 пробовали, но он не пошёл, перегруженный.

Кстати, в 2013 году директор поехал на Кубу отдыхать. Оказалось, что никто не в курсе его процессов, что происходит у него в проектах. Он вроде бы мне делегировал, а что, где, какие договорённости с клиентами? Вакуум. Появилась необходимость свести всё в единую систему. Тогда остановился на Планфиксе. Помучили долго, но в итоге бросили. Заглохо, не могу сказать причину. Ребята молодцы. Философия интересная. Если кто ищет, пробует, то советую попробовать. Но на тот момент не было мобильного приложения, и дизайн не устроил, он и сейчас почти не изменился.

Среди прочего, использую Evernote, как базу знаний. Первый раз зарегистрировался в 2009 году. Несколько раз начинал вести, превращался в безумную помойку. Прочитал где-то толковую статью, попытался на себя адаптировать. Сейчас там храню медицинские справки, страхование и все те вещи, которые непонятно где должны лежать.

Ещё Дзен-мани. Разработчики значительно усовершенствовали сервис с 2010 года. Выпустили приложение, стали платными. Помню, как народ вой поднял. Я написал в поддержку, что я не против платной подписки, но мне будет обидно, если... Я уже не помню почему мне было бы обидно. Но на год продлили бесплатный тариф. Попользовался, в итоге я купил полную версию. Там я веду все личные доходы, расходы, выплаты и прочее. Жена туда же подключена. В таск-менеджер я не тащу эти детали.

Подготовка к 8 марта

С помощью MailChimp гостям на свадьбу рассылали приглашения. Несколько раз делали рассылку от компании. Удобно, в HTML лезть не надо, шаблон взял, накидал картинки и готово. В дальнейшем, думаю, вернёмся. Но ещё и российские сервисы есть, вроде UniSender, но не применял. Возможно, попробуем.

Поскольку ещё общаюсь с разработчиками, а они люди специфические, без GitHub нельзя. Хотя, он полезный, если необходимо, чтобы у клиента была актуальная версия твоей поделки. В основном там общаюсь с программистами.

Для создания сайтов — WebFlow. Офигенный сервис. Когда он выходил на рынок, называли его фигнёй. Но компания уже запустила свою CMS. Невероятные штуки там можно создавать. Наш сайт как раз работает и поддерживается на WebFlow. Клиентам тоже предлагаем. Я в восторге от этого сервиса. Сейчас подобных конструкторов много появляется, но такого комьюнити, поддержки и скорости устранения багов нигде нет.

Ну и, само собой, большая часть моего рабочего времени проходит в пакете Adobe Creative Cloud — Photoshop, Illustrator и InDesign.

Подготовка корпоративных подарков

Кроме Битрикс24, Trello и Планфикса использовали иные сервисы?

Битрикс24 использую до сих пор, на параллельных проектах, как участник в системах. В остальном, для командной работы, ничего не использовали. Стараюсь всё организовать в Trello. Но его нужно настраивать под себя.

OmniFocus — для личных задач. Он громоздкий. Пришлось купить Pro-версию, чтобы настроить и отрезать лишнее. Нравился Things. Ещё Wunderlist. Его тоже рекомендую, он прекрасен. Но сейчас живу с OmniFocus больше года. Думаю, этого уже достаточно.

Достаточно почитать фанатов GTD или Agile. Раньше на том же Bettery, когда он был ещё живой, постоянно было так:

На второй неделе от человека вестей уже не слышно, он наплевал на это.

Worksection пробовал, тоже интерсеный подход, сервис неплохой, и дизайн приятнее, чем у Планфикса. Но не знаю. Я туда добавил 3-4 реальных проекта и 4 задачи по каждому из них. Смотрел на это: куда тыкать, что делать? Потратил уйму времени, чтобы это заполнить, но не понимаю за что взяться в первую очередь. Понимаю, что люди старались, настраивали. Но проблема в том, что человек смотрит и не понимают с чего начать. Пока есть такой эффект, нет смысла в таких системах.

Календарями не пользуемся. В частном порядке сам использую стандартный. Он нужен скорее для событий. Например, это интервью я пометил как событие. Некоторыми календарями делюсь с руководителем или с женой.

Василий Никоноров

Между Trello, Wunderlist и OmniFocus нет путаницы?

Нет. Я, кстати, и Trello пытался заточить под личный таск-менеджер. Но мне чего-то не хватало. Я точно не помню. Trello — для работы. Для личных — OmniFocus. Wunderlist сейчас почти не использую, товарищу недавно показывал. Главная фишка — кроссплатформенность. Нацелен и на командную работу, хотя не знаю насколько серьёзно её можно вести, но люди хвалят.

Todoist не использовал. Очень много натыкался, опять же, на обзоры и сравнения таск-менеджеров, сам хотел написать, но руки не дошли.

Из хранилищ?

Большей частью используем Google Drive, там основные проекты. Dropbox — для синхронизации различных iOS-приложений, например, 1Password. В «Облако@Mail.Ru» храню все бэкапы, на 200 ГБ. Начал пользоваться, как только среди первых получил 1 ТБ. Яндекс.Диск периодически использую, когда брат макеты шлёт.

Это всё с фриланса пошло, когда приходилось подстраиваться под клиентов. Когда-то верстал, и нужны были все браузеры. Затем разные клиенты стали пользоваться разными сервисами — все ставил.

И почтовых клиентов перепробовал уйму. Остановился на Unibox для iOS, раскладывает почту по контактам. Как обычный клиент раскладывает почту? Как старый телефон: каждое письмо — новое сообщение. Unibox собирает письма под контактом, как мессенджер. Весь чат находится в одном месте с человеком. Хотя, на телефоне мне нравится Inbox. Конечно, из-за функции «Отложить».

Работа в Trello

Не пригождались CRM?

Мой товарищ, он же директор, пользовался amoCRM: но не пошла. Я спросил почему. Он говорит, что невозможно настроить эту систему под все процессы и всех клиентов. Где-то она попросту упирается. У него CRM в голове и в блокноте. Ещё один хороший тудушник — простой блокнот.

Пользуетесь ли мессенджером в коллективе?

Telegram, в основном. Viber превратился в перегруженный сервис, да и звонки лагают. Whatsapp есть, но я его не понимаю. Может, стал популярным благодаря простому интерфейсу и русскому языку.

Интегрировали ли эти сервисы между собой?

Trello по умолчанию интегрируется с хранилищами, чтобы файлы перекладывать. Есть более продвинутые интеграции, на бизнес-тарифе, но нам хватает бесплатной версии. Она достаточно функциональная. Есть, конечно, Zapier, с его помощью можно настраивать иные связки. Но это уже сложнее. По большому счёту это потеря времени. Когда ты садишься и раскладываешь задачи, то прокрастинируешь и не хочешь работать. Ты в тупике. Всё намного проще.

Оплачиваете облака или используете бесплатные тарифы?

OmniFocus оплачивается один раз. Плачу за FocusBooster, Дзен-мани, WebFlow, Evernote, 119 рублей в месяц. Пакет от Adobe — 1500 рублей в месяц.

Снова делают корпоративные подарки

Ваши клиенты участвуют в работе в облачных сервисах?

Иногда подключаем на отдельные доски в Trello. Клиенты — это такие персонажи... Почему, например, Планфикс или Worksection не пошли? Они пытаются предложить интеграцию клиента в процесс, чтобы он сразу писал в систему. Планфикс в меньшей степени, Worksection в большей. Но некоторые клиенты не будут этим заниматься. Им это не нужно.

Работали с большой финансовой компанией. Я им предложил использовать Google Документы, чтобы вносить правки. Но нет, никак. Менеджер сказала, что не может даже открыть. И что делать?

Но у Планфикса свои приколы ещё были. Ты вроде отправил письмо, а оно не пришло.

На каких платформах работаете с сервисами? Только в браузере или установлены приложения?

Если есть приложения, то с ними. Иногда и в них нет необходимости. С тем же Inbox можно прекрасно работать в браузере.

Сколько человек из компании работают в облаках?

12 человек. Кризис, да и у нас нет необходимости держать штат на привязи. Людей привлекаем на проекты. Со всеми людьми общаемся, делимся.

Чувствуете увеличение скорости работы по сравнению с необлачными программами?

Какой тут ещё ответ может быть? Конечно, да. Две разные ситуации: когда с клиентом напрямую правишь документ в Google Docs и когда начинается пересылка doc-файлов. И полетели: вот список правок. Начинаешь исправлять. Ой, ещё прислали. И такое до сих пор. Это грустно. Мы, конечно, не требуем, но предлагаем использовать облака. Но иногда проще позвонить и записать. Мы за то, чтобы быстрее решать задачи.

Какие ещё сферы вы бы автоматизировали в работе?

Ну чтобы я сидел вот так (Василий пытается удобнее сесть в кресло), а оно всё делалось. Как-то так. Но так, конечно, не получится. Какие-то мелкие частности всегда есть. Всегда кажется, что всё рядом. Если в Startpack зайти, сервисов же море. И они все такие классные. Думаешь: если установить, то нереально попрёт. Но так не происходит. Нужно пробовать самому, рассказывать другим, приучать, самому соблюдать дисциплину, быть примером. Тогда начнёт жить.

Может у вас есть какой-то особенный лайфхак при работе с облаками?

Как раньше говорили, «RTFM» — read the fucking manual. Я люблю читать мануалы, смотреть всякие кейсы на сайтах облачных сервисов, особенно, если их сделали разработчики. Люблю и сам обнаруживать полезные фишки. Естественно, знакомлюсь с горячими клавишами. В тех же Google Документах. Я рекомндую это делать. Это повышает скорость и удобство использования. У Trello также: можно ставить ярлыки карточкам, закрывать, архивировать, сортировать — всё можно делать с клавиатуры, не прибегая к мыши.

Далеко не все компании переходят в облака. Как думаете, это влияет на их скорость работы?

Каждому своё. Естественно, если какой-нибудь «Трубостройэлектропроект» выпускает трубы, и почта у компании truba16@mail.ru, а такие компании есть, то нужны ли этим людям подобные сервисы? Они ведут дела, есть оборот — это главное. Трудно прийти в чужой огород и показать как надо работать.

Что посоветуете начинающим коллегам по бизнесу?

Работать надо, просто работать. Ты работаешь, и клиентам доставляешь удовольствие. Как товарищу я предложил, раз нет альтернатив, перейти в Trello. Он, скрипя зубами, говорил: «Твоё это Trello — трололо». Но никакими трололо клиента не удовлетворишь. У клиента есть задачи, их нужно решать. Решайте с помощью наиболее подходящих инструментов.