Как наладить учет доходов и расходов в IT-компании

Эта статья — история одного из наших клиентов, который пожелал остаться неизвестным. Условно назовем его Андрей. В прошлом Андрей — программист-фрилансер. Пару лет назад он нашел единомышленников и зарегистрировал ИП. Небольшая веб-студия из пяти человек бралась за все подряд: лендинги, интернет-магазины, веб-дизайн. Первое время дела шли в гору: заказов было много, только успевали работать. Но так же быстро тратили заработанное. Андрей покупал навороченные компьютеры сотрудникам и дизайнерскую мебель в офис, проводил крутые корпоративы. В общем, не отказывал себе ни в чем и баловал сотрудников.

Быстрый успех и неожиданный спад

То, что Андрей много тратил — не самое страшное. Главное, что он ничего не считал и не планировал. Была скромная табличка в Excel с основными статьями расходов и планами по доходам — на этом «учет» заканчивался. Не было понимания, сколько каждый месяц нужно заработать, сколько придется тратить регулярно и обязательно (налоги, зарплаты, аренда офиса) и сколько в итоге останется на второстепенные нужды. О плане не было и речи. Да и зачем он нужен, если первое время денег было в избытке? Клиенты были, всегда вносили 100% предоплату — и специалисты не сидели без дела. Жили по принципу: деньги в кассе есть, значит, можно их тратить.

В следующие полгода количество заказов сократилось в два раза и компания стала «проедать» запасы. Как назло, еще и текущие проекты начали затягиваться по срокам: не два месяца как планировали, а четыре-пять.

Однажды Андрей обнаружил, что не может полностью рассчитаться с сотрудниками по зарплатам. Проблема даже не в том, что компания много тратила. Проблема в том, что Андрей не знал, сколько можно потратить, чтобы бизнес выжил.

План продаж

С самого начала Андрей не понимал, кому, как и сколько продавать, чтобы бизнес оставался на плаву. Ориентировался только на количество денег на счете, прикидывал в уме зарплаты. А на остальное покупал все, что хотел. Поэтому и возникла такая ситуация: средства с авансов потратили, а работу еще не сдали. Окончательный расчет при этом из-за бесконечных правок откладывался. Вроде бы заработали, но фактически денег нет.

Построенный на проектах бизнес не может долго существовать без планирования. Нужно понимать, сколько проектов завершить, чтобы покрыть все обязательные платежи и в идеале получить прибыль.

По совету знакомого финансового консультанта Андрей составил «план спасения»:

• разбил направления деятельности по доходности и срокам и выделил те, что принесут «быстрые» деньги;
• доработал позиционирование студии, чтобы в ближайшее время работать преимущественно по приоритетным направлениям;
• спрогнозировал издержки и прибыль, составил план доходов и расходов.

Команда начала работать с долгосрочными проектами по «спринтам»: делила весь цикл на короткие этапы с оплатой за каждую часть.

Анализ и учет

Следующий шаг — управление финансами компании. Андрей выбрал сервис учета и аналитики Seeneco: с ним видна попроектная разбивка расходов и доходов, а также картина бизнеса в целом. Операции по расчетному счету автоматически подтягиваются из банка — вручную можно ничего не вводить. Есть автоматическая загрузка операций из Сбербанка, банка Открытие, Альфа-Банка, Тинькофф банка, банка Точка, Модульбанка и банка Уралсиб.

Наглядная выписка помогает легко ориентироваться в транзакциях, фильтр — быстро найти поступление или выплату.

Платежи сразу сортируются по категориям. Их можно отнести к разным видам работ или создать собственные категории. Каждую выплату или поступление Андрей привязывает к статье. Аренда офиса и выплата зарплаты — это «Основная деятельность», поездка на встречу с клиентом в другой город — «Командировочные расходы».

Все финансы собраны в одном месте, анализировать работу компании проще и удобнее, чем при работе с Excel.

Планирование и прогноз

Андрей начал правильно планировать будущие выплаты и поступления — в этом ему помогает платежный календарь. Красная точка на графике подсказывает, когда случится кассовый разрыв и сколько денег компании не хватит на проведение обязательных платежей.

Теперь если на горизонте виден кассовый разрыв, Андрей предпринимает экстренные меры: ищет новые проекты на меньший срок и работает с дебиторской задолженностью. Он планирует работу вперед на 2-3 месяца — и этого хватает, чтобы заключить очередной договор вовремя, пока студия не ушла в минус. Например, платежный календарь на ближайшие пару месяцев показывает, что 1-го числа нужно платить аренду, а деньги от клиентов приходят только 5-го. Можно либо перенести дату оплаты аренды, либо срочно договориться по расчету с заказчиками. Тогда к первому числу на руках окажется нужная сумма.

Еще вариант – проанализировать проекты, где оплата производится по факту готовности. Проверить, на каком этапе разработки находится команда, что осталось завершить, можно ли ускорить сдачу, если подключить дополнительных сотрудников.

Резюме

Вот ключевые моменты:

1. Чтобы не оказаться в долговой яме, нужно знать не только количество свободных денег компании в данный момент. Важно понимать, сколько можно потратить без ущерба для бизнеса;
2. Чтобы не было кассовых разрывов, нужно составить план продаж;
3. С заказчиками лучше работать по системе предоплаты, с подрядчиками — по системе постоплаты;
4. Платежный календарь подсказывает, когда может возникнуть кассовый разрыв и сколько денег не хватит на обязательные платежи;
5. Сводный отчет по текущему состоянию компании показывает лишние расходы и помогает избавиться от того, что «съедает» деньги, но не приносит дохода.

Высоких вам продаж!