Зачем нужен договор с автоматическим заполнением данных?

В компании «Клиентская база» вы можете заказать дополнительную услугу «Создание договоров с автоматическим заполнением данных» для своей конфигурации. С ее помощью менеджер может создать подходящий документ в один клик. Как это работает, как упрощает текучку и зачем внедрять, — рассказываем в этом материале.  

В чем разница между созданием договора в CRM и без нее? 

Во многих компаниях менеджеры правят договоры вручную — находят нужный шаблон, переносят в него данные клиента, редактируют абзацы, удаляют старые скидки. Такая работа лишена системы и усложняет типовые задачи. 

Менеджер — это лицо бизнеса. Если он отправляет неправильный договор, клиент подумает плохо про всю компанию. В следующий раз он задумается, стоит ли ему дальше продолжать сотрудничество или обратиться к кому-то еще. 

Проще, если в компании договорами занимается один человек. Сложнее, когда шаблонами пользуется целый отдел: сотрудники путаются какой договор отправить; совершают ошибки во время редактирования документа; тратят время на согласование. 

Если шаблон договора загружен в CRM-систему, настроено автоматическое заполнение граф по полям из таблицы — менеджер просто заходит в карточку клиента, выбирает нужный шаблон и отправляет на печать. 

Как работает шаблон договоров с автоматическим заполнением данных?

На платформе «Клиентской базы» есть механизм — шаблон печати. Это некий текстовый шаблон, куда можно вставлять целые столбцы из таблицы. В готовый документ подтянутся данные нужных полей из таблицы в CRM и его можно будет распечатать или разослать. 

Настроить шаблон печати договора с автоматическим заполнением можно в формате:

• PDF;
• DOCX;
• EXCEL;
• ODT;
• HTML.

С помощью услуги можно настроить такие шаблоны: доверенности, договора купли-продажи, оказания услуг и другие. 

Какие задачи решает услуга?

Внедрение услуги «Создание договора с автоматическим заполнением данных» помогает свести к минимуму юридические ошибки, исключить человеческий фактор и поддерживать порядок в документах компании, но это еще не все. Она также:

Облегчает правку документов. Поля заполняются в договоре согласно логике бизнес-процесса. Например, если это какой-то тип публичного договора — можно настроить условие, по которому в шаблон попадут именно его пункты. 

Систематизирует и хранит шаблоны документов в системе. Можно настроить отображение информации о созданном договоре вместе с датой и именем менеджера. Копию подписанного договора можно хранить в карточке клиента — даже если оригинал будет утерян, у вас всегда будет запасной вариант.  

Ускоряет процесс выписки документа до 10 раз. Система просто берет данные из одного поля и вставляет их в аналогичные поля в шаблоне договора. Действие занимает меньше минуты, а на ручное редактирование менеджер потратит 30 минут — это целых 3 звонка вашим потенциальным клиентам. 

Снижает зависимость от знаний сотрудников. Вы можете в любой момент изменить шаблон договора, и он автоматически изменится у всех ваших сотрудников. Вам достаточно оповестить их об этом лично или через уведомление в CRM-системе. 

Что еще умеет шаблон печати договоров? 

Шаблон договора можно сделать под каждую услугу компании или даже тип контрагента. В настройках шаблона можно задать условия, по которым некоторые абзацы в договоре будут меняться автоматически. 

Например, для иностранных клиентов и граждан РФ. Менеджер выбирает шаблон договор и отправляет на печать — информация в шаблоне меняется автоматически в зависимости от поля с указанием гражданства клиента. 

Шаблон можно настроить таким образом, что в него будут подгружаться данные из других подтаблиц или таблиц. Например, в тело договора или в приложение можно добавить позиции товара из заказа клиента — они будут отображаться в виде табличных данных.   

Помимо шаблонов договоров можно создавать и другие документы с автоматическим заполнением:

• бланки заказов;
• коммерческие предложения;
• бухгалтерские документы (акты, счета-фактуры, накладные и другие);
• любые любые другие необходимые документы.

Пользователь может распечатать шаблон или отправить его клиенту по почте через доп.действие «Разослать». Для удобства в конфигурации можно настроить отображение кнопки для печати конкретного договора. 

Как воспользоваться услугой?

Если вы хотите вывести бизнес на новый уровень и наконец-то привести в порядок все данные — настройте шаблоны с автоматическим заполнением данных. С их помощью вы сократите время на обработку типовых задач и сможете повысить лояльность ваших клиентов. 

Чтобы воспользоваться услугой — пришлите нам шаблоны типовых договоров и условия, по которым должны меняться данные. Подробнее о настройке вы также можете узнать у менеджера «Клиентской базы» по телефону 8 (800) 100-0936.   

*Стоимость услуги — от 5 тыс. рублей. Цена возрастает, если вам нужны более сложные настройки: 

• создание дополнительных полей в CRM, откуда будет тянуться информация в договор; 
• подтягивание информации из подтаблиц и связанных таблиц; 
• особая верстка договора под ваш фирменный стиль;
• подключение печати и подписи;
• вынос кнопки печати конкретного договора в доп.действия. 

Узнать больше про эти услуги вы можете у вашего менеджера.