Чтобы удалёнка не стала проблемой: набор практичного ПО

Чтобы удалёнка не стала проблемой: набор практичного ПО. Фото: Pexels

Неочевидно, но факт — набор используемого в работе ПО может заметно отличаться от того, что традиционно используется в обычной, «очной» офисной практике. Передавать файлы от одного сотрудника к другому в офисе можно с использованием локальной сети, общаться — с помощью голоса (реального, не голосовой связи), а собрания проводить в переговорной комнате или ее аналоге. В удалённом формате так не получится, соответственно, и набор инструментов нужно пересмотреть и дополнить.

Также важно, чтобы такой набор был по возможности унифицированным. Удалённая работа и так предполагает, как правило, использование домашних ПК сотрудников, а это само по себе создает определенные сложности (какое-то ПО у некоторых из них может не работать или работать неправильно, не говоря уж о случаях с разными операционными системами), так что создавать «зоопарк» еще и в наборе используемого ПО — совершенно излишне. Работники, как правило, трудятся в составе команд, групп, отделов и т. д., поэтому возможностей для «неконтакта» внутри этих рабочих групп быть не должно. И в этом плане есть варианты — можно сформировать типовой набор приложений для всех сотрудников, а можно использовать комплексное решение (о таком мы расскажем ниже).

Сразу заметим — мы здесь не будем касаться специализированных инструментов: понятно, что дизайнеру или верстальщику на удалёнке понадобятся прежде всего Photoshop, InDesign и/или другой софт графической направленности, сотруднику отдела продаж — CRM-система, специалисту по учёту — доступ к «1С» и так далее. Нас больше интересует софт, который в той или иной степени может понадобиться практически всем (конечно, если вообще удалённый формат работы для данного специалиста в принципе возможен). Самые очевидные типы ПО, которые точно пригодятся — это средства организации видеоконференцсвязи для проведения собраний/совещаний/летучек, планировщики и средства проектной работы, офисные редакторы, поддерживающие работу онлайн и совместное редактирование. Причем все это, желательно, недорого — времена и без того сложные, лишние затраты совершенно ни к чему.

Офисный вопрос

Важнейшая составляющая удалённой занятости — работа с офисными документами, поэтому к выбору решения, которым вы будете пользоваться, необходимо подходить серьезно. И если в офисе для такой работы вас устраивали простые и бесплатные решения типа LibreOffice/OpenOffice, то в случае с дистантом они вряд ли будут оптимальными: работать в составе группы сотрудников с ними не очень удобно. Хотя бы из-за отсутствия возможностей по совместной работе, в том числе и несколькими исполнителями с одним документом одновременно (очень полезная функция, если что-то надо сделать быстро). Да и полноценной мобильной версии у LibreOffice нет. Лучше всего подойдет для удалёнки решение, ориентированное на совместную работу.

Одно из самых популярных в этом секторе — Документы Google. Доступны текстовый редактор, табличный, и редактор презентаций — Docs, Sheets и Slides. Весь сервис прекрасно адаптирован именно к совместной работе, и в плане широты функционала здесь нет проблем. Работать можно только в браузере, но есть расширение для Chrome, делающее возможным работу и в режиме оффлайн, без активного интернет-соединения. Сервис интегрирован с другими приложениями Google (и Drive в том числе, конечно), что облегчает документ-менеджмент.

У Документов Google есть и минусы, их стоит принимать в расчет. Если ваша работа предполагает обмен офисными документами с внешними источниками, возможны некоторые проблемы. Даже притом, что веб-сервисы от Google официально поддерживают работу с документами в форматах Microsoft Office, в том числе OOXML (*.docx, *.xlsx, *.pptx), в ряде случаев, особенно если присутствует сложное форматирование, последние открываются не вполне правильно, а иногда не открываются вообще.

Интересную альтернативу сервисам Google предлагают отечественные разработчики — мы говорим о платформе для совместной работы «Р7-Офис», которая, на наш взгляд, обладает некоторыми явными положительными чертами. Как офисный пакет, «Р7» предлагает прекрасную совместимость с документами формата OOXML (базовый в Microsoft Office), который является основным для этих редакторов, и широкий функционал совместной работы, включая чат для сотрудников прямо в редакторе. Совместное редактирование — без проблем, причем здесь возможны два режима записи и отображения изменений: «быстрый», когда все изменения, вносимые всеми пользователями, отображаются сразу, и «строгий», при котором блок, над которым работает пользователей, блокируется для других, а изменения, внесенные прочими пользователями, отображаются после нажатия кнопки «Сохранить». Редакторы «Р7-Офис» работают как через браузер, так и в виде приложений для Windows, Linux и MacOS, а также в мобильном приложении для Android и iOS.

Но главный плюс даже не в возможностях офисной части пакета. «Р7-Офис» — это многофункциональная платформа, которой по силам сразу закрыть все основные потребности «удалёнщиков». Здесь присутствует свой документ-менеджмент (модуль «Документы»), почтовый сервер, CRM-система, модуль проектной работы, средства коммуникаций, в том числе видеоконференций (модуль «Команда») и др. Если не хочется разводить «зоопарк» решений и сервисов, можно воспользоваться одним.

ВКС имеет вес

Понятно, что видеоконференцсвязь нужна — без нее, как без средства совместного обсуждения повестки и важных вопросов, команду сложнее удержать в слаженном виде, а беседовать с каждым ее членом отдельно слишком затратно по времени. Сразу скажем, самый простой вариант организовать ВКС-сеанс — использовать WhatsApp, который наверняка есть на телефоне у каждого. Но такие конференции не всегда удобны: во-первых, есть ограничение на 8 участников, во-вторых — вести ее придется с мобильного устройства, а это значит, что, скажем, включить демонстрацию экрана ПК у вас вряд ли получится.

Zoom – одно из самых распространенных решений. Многие с этим сервисом уже успели познакомиться вплотную — в период обязательной самоизоляции он стал популярным средством общения не только в корпоративной среде, но и среди рядовых пользователей. С демонстрацией экрана тут все в порядке, с возможностями по модерированию конференций — тоже, можно делиться файлами и вести текстовый чат (статусы присутствия поддерживаются) параллельно с видео. Приложение Zoom кроссплатформенно — работает на Windows, MacOS, Linux-системах и мобильных ОС.

Однако нельзя сказать, что Zoom идеален. Во-первых, не всем нравится интерфейс сервиса, особенно в мобильном варианте — далеко не всегда интуитивно понятно, как произвести то или иное действие. Тут, если нет опыта использования, придется привыкать. И второй момент — к сервису неоднократно возникали вопросы, связанные с безопасностью его использования, особенно в 2020 году, когда произошел взрывной рост количества пользователей.

Еще одна опция для организации видеоконференций (помимо мессенджера) для удалённой работы — воспользоваться решением класса «всё в одном», и одно из лучших в своем классе, а именно платформа для совместной работы «Р7-Офис», в своем составе имеет соответствующий модуль «Команда».

Планирование — залог успеха

На самом деле инструменты планирования и управления проектами стоит использовать не только на удалёнке, но и в обычной повседневной практике — эффективность работы команд, в случае, если параллельно приходится решать сразу несколько задач, возрастает. Но если в реальном офисе для этих целей можно использовать даже простую доску с карточками-задачами, которые перемещаются по графам «Сделать», «В работе» и «Готово» (именно в этом принцип методологии «Канбан», внедренной когда-то в Toyota), то в практике удаленной работы без ИТ-решений не обойтись.

Trello — один из самых популярных инструментов такого рода. Базовая его структура как раз строится по принципам «Канбан»: здесь есть доски, карточки, стадии и т. д. Trello в целом прост и понятен, хотя и нельзя сказать, что слишком уж богат возможностями. Однако с помощью расширений здесь можно значительно нарастить функционал — например, получить возможность строить диаграммы Гантта, удобные для визуализации проектов, и в частности таймлайнов активности исполнителей, в них задействованных. Как и в случае с «аппаратной» офисной доской, доступ к планам будут иметь также все заинтересованные лица — достаточно браузера и доступа в Интернет. Хотя Trello существует также в виде приложения для Windows и мобильных платформ, Android и iOS.

Отечественные альтернативы Trello есть, и их немало. Но практически все они позиционируются прежде всего, как CRM, а средства планирования и проектной работы в них присутствуют как часть более широкого функционала. Яркий пример — сервис «Мегапплан», в составе которого есть все базовые функции ведения проектов — постановка задач, контроль их выполнения, представление проекта в виде диаграммы Гантта, настройка прав сотрудников, обмен документами по проекту так далее. В самых бюджетных тарифных планах этот функционал и является основным.

Модуль проектной работы есть и в составе платформы «Р7-Офис». Он достаточно прост и нагляден — определяются цели и задачи проекта, формируется план его воплощения (подбираем команду, распределяем роли и задачи, определяем тайминг этапов и итераций — диаграммы Гантта в наличии «из коробки»). Далее уже контролируем ход дел — есть чекпоинты и отчёты. Предусмотрена гибкая настройку доступа членов команды к данным проекта.

Файлы под рукой

Конечно, в ходе работы возникает необходимость делиться разнообразными файлами, и это могут быть как документы или изображения, так и, например, видео или большие архивы. В ситуации, когда надо передать файл коллеге, можно просто выслать его по электронной почте. Если речь о небольших файлах, конечно (почтовые сервисы, как правило, имеют ограничения по размеру письма). Для файла посерьезнее разумный выход — облачное хранилище. Еще один плюс — по одной и той же ссылке доступ к файлу можно предоставить сразу нескольким коллегам. В отсутствие привычного локального файл-сервера очень пригодятся широко распространенные среди облачных хранилищ общие папки. И конечно, если практикуется работа с документами, актуальна будет история версий файлов. Надо отметить, облачные хранилища, как правило, предлагают синхронизацию данных в локальной папке и в облаке — считай, постоянный бэкап. Мы ведь помним: если ваши данные хранятся в одном-единственном месте, это означает лишь то, что они вам не нужны.

Сервисов такого рода на самом деле множество. В числе старожилов этого сектора, таких как Dropbox, можно выделить Mega.nz — прежде всего здесь привлекает наличие всех основных возможностей, включая контроль версий, наличие клиентов под все основные операционные системы (MacOS, Linux, Windows, Android и iOS). Сервис позиционируется как безопасный и уважающий пользовательскую приватность. Конечно, рекламным заявлениям не стоит верить на 100%, но в целом он действительно достаточно стабилен.

Аналогичные сервисы, конечно, есть и в России. Например, «Яндекс.Диск», который «умеет» практически все то же самое (разве что полноценную работу с диском в Linux придется настраивать в несколько итераций). Также своё облако предлагает и Mail.ru.

Средства файл-менеджмента в «Р7-Офис» также вполне развиты, особенно в части настройки прав доступа (тут целая иерархия вариантов между «полным доступом» и «доступ запрещен»). И, что важно — можно подключать сторонние хранилища, такие как Dropbox, Яндекс.Диск, OneDrive и многие другие. Так получится воспользоваться по сути всеми преимуществами