Как выбрать систему электронного документооборота в 2022 году

Как выбрать систему электронного документооборота в 2022 году. Фото: из архива компании

Пока темпы проникновения ЭДО в отечественной экономике нельзя назвать высокими. Например, статистика бухгалтерского онлайн-сервиса «Мое дело» показывает, что в конце 2021 года в цифровом виде передавалось менее 14% первичных документов пользователей платформы.

По данным того же исследования, активнее всего ЭДО внедряют в сфере операций с недвижимостью, b2b-услугах и консалтинге, а также в области научных разработок. А вот среди аутсайдеров загадочным образом оказалась торговля. И это несмотря на то, что использование систем электронного документооборота (СЭД) — одно из обязательных требований крупных ритейлеров к их контрагентам.

Впрочем, деваться рознице, по большому счету, некуда. С 1 января этого года применять ЭДО необходимо компаниям, которые занимаются торговлей товаров, подпадающих под обязательную маркировку. Таковых уже немало: одежда, обувь, лекарства, табак, молочная продукция, часть косметических изделий и т. д. Количество их будет расти. Поэтому вопрос выбора СЭД стоит перед торговыми предприятиями и их поставщиками стоит достаточно остро. На какие параметры таких систем стоит обратить внимание в первую очередь?

1. Функционал

Хотя ЭДО распространяется в России в первую очередь под давлением государства, у цифровизации документооборота есть и вполне объективные плюсы. СЭД помогают решать многие бизнес-задачи. И чем больше процессов помогает автоматизировать система, тем лучше пользователю. Например, СБИС позволяет поставщику загрузить свои прайс-листы и описания товаров, после чего формирует на их основе единый каталог и автоматически отбирает наиболее выгодные предложения. Оформить заказ можно как из учетной системы (СБИС интегрируется со всеми наиболее популярными платформами такого рода), так и непосредственно из каталога. Проверка того, совпадают ли предложенные поставщиком цены и сроки с условиями договора, также автоматизирована. Распечатать из первичных документов придется только транспортную накладную: счет-фактуру и товарную накладную покупатель получит в электронном виде еще до поставки товара. Это позволит быстрее его принять.

Стоит отметить, что на рынке есть решения, которые пошли еще дальше с точки зрения оцифровки первичной документации. В их числе — Docrobot, в продуктовой линейке которого есть сервис для обмена электронными транспортными накладными (ЭТрН). Пилотный проект по внедрению ЭТрН стартовал в России в 2020 году. Внедрение системы Docrobot.ЭТрН в X5 Retail Group позволил сократить время приемки товаров до одной минуты благодаря автоматической проверке документов и их подписанию ЭЦП на смартфоне. Оборачиваемость окон отгрузки-приемки в сети практически утроилась.

2. Возможность работы с различными видами документов в одной системе

До 2016 года торговый дом материалов для DIY «Петрович» использовал ЭДО только частично, причем разными документами распоряжались разные подразделения, а первичную документацию вообще приходилось возить на подпись из филиалов в центральный офис. Даже в тех случаях, когда использовались электронные версии документов, в частности, договоров, они часто пересылались по электронной почте без соблюдения каких-либо регламентов. В результате возникали дополнительные риски, а весь процесс в целом был сложным и непрозрачным.

Чтобы решить эти проблемы, компания интегрировала систему Docsvision. Это позволило оцифровать на единой платформе работу с документами в самых разных подразделениях — от отдела маркетинга до юридического департамента. Интегратор не только автоматизировал процесс проверки и подписи первичной документации, но и настроил СЭД таким образом, что она позволила согласовывать более 30 различных форм договоров, работа с каждым из которых идет по собственному маршруту.

Еще один важный момент — возможность добавить в СЭД новый тип документа, когда это потребуется. Обращаться с этой целью к интегратору — не самый оптимальный вариант, поэтому для пользователя важно, чтобы процесс добавления документов был простым и понятным. 

3. Работа с маркетплейсами

По данным исследования компании «Тинькофф eCommerce», во втором квартале 2022 года количество малых и средних компаний, а также самозанятых, которые предлагают свои товары и услуги на маркетплейсах, оказалось втрое выше, чем годом ранее. За 2021 год этот показатель вырос в 4,6 раза. Министерство экономического развития РФ сообщает, что численность продавцов на отечественных маркетплейсах на данный момент составляет более 217 тыс. Объем российской электронной торговли будет расти на 25-30% ежегодно вплоть до 2025 года, прогнозируют в Минэкономразвития. Поэтому готовность работать на онлайн-площадках — один из ключевых факторов конкурентоспособности бизнеса.

Стоит отметить, что многие маркетплейсы, в том числе, лидер рынка Ozon, в принципе не используют бумажные документы при взаимодействии с продавцами. Так что компаниям, которые делают большую ставку на онлайн-продажи, стоит обратить внимание на СЭД, «заточенные» под работу с маркетплейсами. Первое, на что нужно обратить внимание — наличие у оператора ЭДО прямого договора с онлайн-площадками.

Кроме того, в отдельных случаях маркетплейсы предъявляют собственные требования к документам поставщиков. Это относится, например, к Wildberries. Поэтому некоторые разработчики СЭД декларируют готовность вносить в свои продукты соответствующие доработки. Это позволяет начать сотрудничество с маркетплейсом быстрее.

4. Оперативность подключения поставщиков

Внедрение ЭДО, как и любого IT-продукта, требует определенной перестройки бизнес-процессов. Чем быстрее компания подключит своих контрагентов к новой СЭД, тем меньше рисков, связанных с этой перестройкой, возникнет в ходе проекта. Кроме того, необходимо учитывать, что часть поставщиков или покупателей могут использовать другие СЭД. Поэтому выбирать лучше оператора ЭДО, который обеспечивает работу своих продуктов в роуминге, то есть, в режиме обмена юридически значимыми электронными документами между разными СЭД.

Данная функция есть у большинства крупнейших игроков, роуминг обеспечивают и СБИС, и «СФЕРА.Курьер», «Контур». При этом некоторые участники рынка предлагают дополнительные услуги, связанные с подключением новых пользователей. В частности, Ediweb заявляет о готовности взять на себя массовое подключение контрагентов компании-пользователя к новой СЭД. В Docrobot делается акцент на простоте и оперативности процедуры подключения поставщиков торговых сетей как через веб-интерфейс, так и через интеграционный модуль. Последний предусматривает работу с ЭДО напрямую через учётные системы, которые использует компания.

5. Возможности интеграции

Использование СЭД для взаимодействия с контрагентами будет наиболее эффективно, если система интегрирована с учетными системами клиента. В настоящее время, после ухода с российского рынка таких крупных игроков как SAP и других, речь идет в первую очередь о продуктах 1С. В ритейле они распространены очень широко, поэтому многие разработчики СЭД для торговли предлагают специальные продукты, позволяющие компаниям быстро интегрировать учет и ЭДО. В этом случае использовать электронный документооборот можно напрямую через привычные интерфейсы 1С.

В числе таких решений - «1С-Такском», который встраивается в «коробочные» продукты 1С, а поэтому не требует установки дополнительных модулей или платных доработок учетной системы. Также «Такском» предлагает ряд специализированных решений для ЭДО. Среди них, в частности, «Станция Сканирования» - сервис для обмена данными об обороте маркированных товаров. Он позволяет автоматически загружать в СЭД документы и информацию даже из учетных систем, которые нельзя интегрировать с ЭДО.

Модуль интеграции СЭД с 1С, который предлагает Docrobot, включает в себя такие функции как автоматическая обработка цепочек документов в одном окне, возможность кастомизации без изменения кода, конструктор сообщений и документов и др. Кроме того, разработчик заявляет о способности модуля DR-Connector обеспечить интеграцию СЭД Doсrobot с любой учетной системой, благодаря чему пользователь сможет массово перемещать и подписывать документы без необходимости осваивать новые интерфейсы.

Выбор СЭД достаточно широк. Чтобы определиться с оптимальным для себя продуктом, пользователю стоит оценить не только функционал и технические возможности системы, но и ее интерфейс. Большинство разработчиков предлагают бесплатные тестовые версии своих СЭД, поэтому, составив шорт-лист, имеет смысл опробовать вошедшие в него решения, чтобы выбрать самое подходящее.