ERP-система: как эффективно управлять сотрудниками компании

ERP-система: как эффективно управлять сотрудниками компании. Фото: из архива компании

Главная задача ERP-систем — это помощь в эффективном управлении ресурсами компании, а самый ценный ресурс в сегодняшнем стремительно развивающемся мире – человеческий. Поэтому хорошая ERP-система должна иметь инструменты для того, чтобы равномерно распределить нагрузку между разными сотрудниками или подразделениями, обеспечить HR-сопровождение, отслеживать эффективность работников и выполнять другой функционал. Далее разберем, как можно реализовать эти задачи на примере системы управления компанией — ПланФикс.

В помощь HR

Если театр начинается с вешалки, то любое предприятие — с HR. Прежде чем распределять занятость сотрудников или оценивать их эффективность, нужно сперва оформить их в штат. Для того, чтобы упростить этот процесс, в ПланФиксе есть готовая конфигурация «Прием на работу и адаптация сотрудников».

Так как трудоустройство обычно происходит по стандартизированной процедуре, конфигурация содержит готовый шаблон задачи, в чек-лист которого внесены все стандартные этапы (с разбивкой на конкретные шаги), которые проходит сотрудник:

За каждым из пунктов чек-листа можно закрепить ответственного исполнителя. Например за оформление документов может отвечать HR-специалист, за ознакомление с рабочим местом и знакомство с коллективом — непосредственный руководитель, за прохождение адаптационного периода — коллега-наставник. Разумеется пункты чек-листа, да и сам шаблон задачи в целом, можно редактировать под свои нужды.

А, чтобы минимизировать риск выпадания перспективного специалиста из поля зрения HR-а, прохождение соискателями различных этапов трудоустройства можно отслеживать на отдельной доске-планировщике: 

И, как бы это не было печально, но иногда с сотрудниками приходится расставаться. Правильно организовать и упорядочить этот процесс также можно при помощи средств ERP-систем. В упомянутой конфигурации «ПланФикса» наряду с шаблоном задачи при принятии сотрудника в штат предусмотрен и шаблон для увольнения. 

В чек-листе задачи по пунктам расписаны все процедуры (их перечень также можно корректировать), которые необходимо провести при увольнении сотрудника: от оформления документов и расчета, до удаления доступов в корпоративные аккаунты:

Про последний пункт, кстати, иногда забывают, а зря. Потому что, если вы расстались с сотрудником, но сохранили с ним нормальные отношения — это одна ситуация.  А, вот если расставание происходило не совсем хорошо, то вопрос закрытия доступа к корпоративным соцсетям, почте, внутренним чатам упускать из виду не стоит.

Управление сотрудниками

Непосредственное управление бизнес-процессами, а значит и сотрудниками, является ядром ERP-системы. Разные сервисы могут использовать для координации деятельности работников разные решения, в чём-то похожие, чем-то отличающиеся.

Ключевая особенность ПланФикса — гибкость, поэтому в разных компаниях управление вроде бы схожими бизнес-процессами может быть настроено при помощи разных инструментов.

Из общего можно выделить планировщики-доски, через которые удобно отслеживать ход работы над задачами и проектами. 

Любой планировщик можно настроить самостоятельно или воспользоваться готовыми решениями (конфигурациями). Например, в этой конфигурации предусмотрены отдельные доски в помощь как руководителю, так и конкретному сотруднику, чтобы он не терял из виду полученные задания:

При помощи доски руководителя удобно не только планировать график своей работы (назначать встречи, совещания, добавлять напоминания), но и контролировать выполнение сотрудниками поручений в положенные сроки, ставить новые задачи, а также отслеживать занятость сотрудников.

Готовое решение предназначено для управления внутренними задачами предприятия, но конфигурацию можно перенастроить на управление и иными бизнес-процессами:

Если ваш бизнес-процесс предполагает совершение работниками большого числа идентичных операций, например, обработку заявок на поставку товара, имеет смысл настроить автоматическое распределение задач между исполнителями. Это позволит не тратить время на принятие решения, кому поручить новое задание:

Для руководителей также может быть полезна мини-конфигурация «Ответственные за направления». В неё встроен планировщик, который поможет распределять задачи между руководителями подразделений (ответственными за направления), а они уже будут делегировать эти поручения своим подчиненным:

Оценка эффективности сотрудников

Помимо распределения задач между сотрудниками, ещё одна важная задача ERP-систем — измерение эффективности работы. В ПланФиксе для этого используется инструментарий отчётов. С их помощью можно оценить скорость работы сотрудников над задачами, выявить задачи, незавершённые вовремя или те, которым работник не уделяет должного внимания, оценить эффективность каждого конкретного сотрудника:

Автоматический расчет зарплаты

Еще одна важная функция ERP-систем — автоматизация расчета заработной платы. Для этой цели в ПланФиксе предусмотрена готовая конфигурация «Учёт рабочего времени»:

Расчёт проводится по следующей формуле: почасовая ставка по конкретному виду работы умножается на количество отработанных часов и на индивидуальный коэффициент сотрудника. Аналогичные расчёты проводятся по другим видам работы, которые выполнял сотрудник в отчётном периоде. Полученные данные суммируются и так вычисляется итоговая сумма заработной платы.

Размер оплаты труда работника при таком подходе зависит от трёх составляющих — вида работы, количества отработанных часов и индивидуального коэффициента (коэффициента классности). Коэффициент устанавливается руководителем по нескольким критериям: насколько ценен сотрудник, задачи какой сложности он способен выполнять, насколько быстро и эффективно он это делает.

Как подсчитать отработанное время?

Способы подсчёта отработанного сотрудниками времени могут отличаться не только в разных ERP-системах, но даже в рамках одной системы применяться альтернативные варианты. Например, в ПланФиксе в рамках конфигурации «Учёт рабочего времени» применяется два взаимозаменяемых способа фиксации отработанных часов:

• Сотрудник может вручную добавить данные об отработанных часах, заполнив строки аналитики «Фактическое время работы»:

• Либо сотрудник может использовать встроенный таймер, который подсчитывает время автоматически:

Другие варианты автоматизированного подсчета зарплаты

Гибкость ПланФикса позволяет настроить и альтернативные варианты автоматизированного подсчёта размера оплаты труда. Это может быть сдельная оплата в зависимости от объема произведенной продукции (выполненной работы) или, к примеру, процент от продаж. Механизм один — сотрудник (или его руководитель) вносит данные в систему при помощи настроенной аналитики. А потом данные аналитик суммируются при помощи соответствующего отчета.

В любом случае, какой бы вариант вы не выбрали и для каких целей не использовали ERP или подобные им системы, при правильной настройке они способны заметно повысить эффективность работы предприятия, главное — выбрать подходящую систему.