Как в один клик создавать типовые документы в ПланФиксе

Как в один клик создавать типовые документы в ПланФиксе. Фото: из архива компании.

Бизнес-процессы любого предприятия сопровождаются оформлением огромного количества типовых документов: договоров с клиентами, накладных, отчётов, счетов и различных ведомостей. 

Понятно, что никто не составляет документы каждый раз с нуля. В бухгалтерии, отделе кадров, юридическом отделе обычно хранятся готовые шаблоны, куда при необходимости добавляются правильные реквизиты: «Иванов Иван Иванович» заменяется на реальные фамилию, имя, отчество клиента, указывается номер его банковского счёта, вписывается название, стоимость, количество заказанного товара.

Но даже это, простое вроде бы действие, требует определенных затрат времени и энергии сотрудников. Эту проблему можно решить. Как это сделать, расскажем на примере системы по управлению компанией ПланФикс.

Как настраивается автоматическое формирование документов

В сервисе ПланФикс документы формируются на основе заранее заданных шаблонов с переменными в тексте. На место переменных при генерации готового документа подставляются реквизиты и данные различных полей карточек задач, контактов, проектов и специальных реквизитов для учёта данных, которые в ПланФиксе называются «аналитики».

Вот так выглядит шаблон документа с переменными:

А вот сформированный по шаблону документ:

Чтобы пользователю было проще создавать шаблоны, в сервисе предусмотрен специальный конструктор, в котором пошагово можно задать все атрибуты нужной переменной, отсылающие к конкретному полю задачи, контакта, аналитики или справочника:

Можно создавать специальные кнопки, по нажатию на которые будет формироваться нужный документ:

Или привязать генерацию документа к определенным событиям-триггерам, например, переводу сделки в новый статус:

Зачем автоматически формировать документы

Экономия времени

Это первое и самое важное преимущество. По отзывам пользователей ПланФикса благодаря этой опции экономия рабочего времени в пересчёте на одного сотрудника в месяц может достигать от нескольких дней до недели и более. Особенно это актуально для больших компаний с интенсивным документооборотом. 

Правильная настройка автоформирования документов позволит HR, юридическому и другим отделам выполнять свои функции быстрее и без увеличения штата сотрудников.

Избавление от ошибок

Благодаря тому, что информация из ПланФикса проставляется в документе автоматически, сводится к нулю человеческий фактор и риск ошибок или опечаток. 

Упрощение работы

Иногда в компаниях существует проблема делегирования полномочий по подготовке документов. Все переговоры и предварительное согласование условий сделки провёл менеджер отдела продаж, но, чтобы составить контракт с клиентом, ему всё равно нужно обращаться в юридический отдел.

Настройка автоформирования документов сделает ваши подразделения более автономными в своей работе и освободит юристов и бухгалтерию от необходимости составлять по заявкам других отделов типовые документы вроде счетов, накладных, договоров и другой документации.

Важную документацию и контракты вы всегда можете оставить в ведении юристов.

Больше данных

Генератор документов ПланФикса можно использовать для автоформирования больших таблиц с данными. Это полезно при подготовке накладных, перечней товаров и услуг, отчётов и любых других типов документов, содержащих таблицы.

Для того, чтобы сформировать такую таблицу, в карточку задачи или контакта необходимо предварительно добавить аналитики, содержащие нужные данные. В итоге получится такая таблица:

Автоматические расчёты

Все расчёты по сделкам и контрактам в ПланФиксе можно автоматизировать. Для этого используются вычисляемые поля задач, контактов и аналитик. Информацию из этих полей можно переносить в сформированные по шаблонам документы.

Для этого также используется инструментарий переменных. Если на основе данных из аналитик в документе формируется таблица, можно задать переменные для подсчёта итоговой суммы по отдельным столбцам:

Документы с картинками

В ПланФиксе можно настроить автоформирование документов не только с подстановкой на место переменных нужных текстовых реквизитов, но и изображений. Это позволит быстро генерировать различные типы документов с иллюстрациями, например, формировать бланки с печатями или коммерческие предложения:

Можно настроить автоформирование документов в форматах: .docx .pdf .xls, .txt, .xml и .html.

Использование автоматического формирования документов снизит риск непроизвольных ошибок сотрудников, избавит их от рутины и позволит сосредоточится на важных задачах.