Как выбрать сервис для работы с офисными документами: моменты, на которые стоит обратить внимание

Материал подготовлен экспертами платформы для работы с документами Р7-Офис

Совместимость с документами в разных форматах

Этот аспект — в числе важнейших. Чисто гипотетически можно себе представить ситуацию, когда офисная платформа нужна пользователю лишь для каких-то «камерных» применений, на одном-единственном компьютере, и со своими файлами имеет дело лишь он сам — наверное, в таком случае вопросами совместимости и правильного отображения файлов в популярных форматах можно и пренебречь. Ровно до того момента, пока пользователю свой файл не захочется показать еще кому-нибудь. Или просмотреть/отредактировать документ, присланный кем-то еще.

Дело в том, что за довольно-таки долгое время практически монопольного положения на рынке один известный производитель ПО из США успел сделать документы формата OOXML стандартом де-факто (а сам OOXML является стандартом и в буквальном смысле). Поэтому файлы с расширениями типа *.docx, *.xlsx, *.pptx распространены повсеместно, и рано или поздно пользователю придется иметь с ними дело. Так что, если предполагается какой-то обмен документами, стоит для начала выяснить, насколько хорошо та или иная офисная платформа справляется с отображением содержимого файлов формата OOXML.

И тут уже возможны варианты. От уровня «совсем плохо» (документы со сложным форматированием отображаются неправильно или не открываются вообще), который характерен для многих решений типа LibreOffice или Google Docs, до «хорошо» и «отлично», которые демонстрируют пакеты китайских и отечественных разработчиков как WPS, Р7-офис и другие (сложное форматирование не представляет серьезной проблемы, документы отображаются адекватно).

Удобство работы

Простота и логичность интерфейса — также важные аспекты, которые стоит учитывать при выборе. По принципам организации интерфейсы современных офисных пакетов делятся на две большие группы — «классические» (характерные для Microsoft Office до версии 2007 и почти всех его альтернатив тех лет) и более прогрессивные «ленточные». Современные альтернативные пакеты почти сплошь используют ленточный стиль, который позволяет сделать панель с органами управления не столь громоздкой.

«Классический» стиль использует по умолчанию бесплатный LibreOffice, и если пользователь учился пользоваться офисными приложениями в начале 2000-х, а переучиваться решительно не хочется, то можно выбрать и его. Однако перспективы все-таки за ленточным вариантом — функционал офисных пакетов постоянно растет, и место для размещения элементов управления всеми функциями со временем будет становиться лишь более дефицитным.

Однако и в ленточном формате подход к построению интерфейса может быть разным. Некоторые офисные пакеты откровенно перегружены обилием кнопочек и иконок, что затрудняет ориентирование и часто делает поиск нужной функции совершенно нетривиальной задачей. Освоение пакета также усложняется.

Базовая функциональность

Конечно, важно выбрать такой вариант пакета, который закроет все основные потребности пользователя по работе с документами. А это, кстати, набор, который может меняться со временем: к примеру, сегодня вы не видите необходимости в редакторе презентаций, а завтра внезапно появилась задача её сделать (к слову, работать с презентациями *.pptx, даже просто правильно их отображать, умеют далеко не все офисные пакеты — обратите на этот пункт внимание, перед принятием решения протестируйте на типичных для вашей модели использования файлах).

Стоит обратить внимание на возможности форматирования текстовых документов: поверьте, качественно оформленное резюме само по себе говорит в пользу кандидата. То же самое и в процессе образования — рефераты, курсовые и дипломные работы, и др. Невозможность составить в текстовом документе красивую таблицу, настроить обтекание картинки текстом нужным образом, запретить портящие текст «висячие» строки и многие другие факторы могут основательно подпортить результат работы. Это же касается возможностей табличного редактора и редактора презентаций.

Совместная работа

Пандемия COVID-19 изменила повседневную жизнь, и практику применения ПО для работы с документами — тоже. Теперь, когда удаленная занятость стала нормальным явлением, появилась и насущная потребность работать над документами в составе группы, совместно редактировать документы, в том числе и одновременно. Если возможности совместной работы онлайн нет, вам придется использовать электронную почту (либо другие средства обмена файлами), что снизит продуктивность и оперативность работы. Самые продвинутые платформы для работы с документами сегодня включают в себя не только основной функционал по работе с документами, но и средства общения участников рабочей группы (и даже видеоконференцсвязь), инструменты проектной работы и прочий дополнительный, но востребованную функциональность.

Работа без границ

Важный аспект для офисного ПО — возможность с его помощью привычным образом работать с документами независимо от используемой платформы. Даже в домашней среде всё чаще используются операционные системы на базе Linux, среда также может быть гетерогенной: например, основной ПК с Linux на борту, а домашние ноутбуки — под управлением Windows. Если так, имеет смысл выбирать платформы, поддерживающие и то, и другое семейство операционных систем. Есть на рынке предложения, в том числе отечественной разработки, которые работают не только в виде десктопных приложений, но и как веб-сервис, благодаря чему работа со своими документами становится возможной из любого места, где есть Интернет. Однако стоит иметь в виду, что платформы, которые предлагают только веб-сервис, могут потерять функционал при отсутствии качественного доступа в Сеть, который в нашей огромной стране есть далеко не везде.

Наконец, на рынке есть предложения, позволяющие установить офисный пакет на сервер, и «раздавать» его пользователям как сервис внутри корпоративной сети — такие конфигурации становятся всё более востребованы, так как обеспечивают высокий уровень безопасности (в том числе и от внешних условий, от поставщика сервиса), что важно для корпоративного пользователя.

Отрадно, что качественных предложений, способных составить конкуренцию бывшему совсем недавно почти безальтернативным решению от редмондского производителя, на рынке становится все больше. Это ведь действительно делает пользователя более свободным в выборе, а конкуренция подстегивает производителей делать свои продукты ещё более удобными.