Что даст объединение всех мессенджеров в одной системе

Что даст объединение всех мессенджеров в одной системе. Фото: из архива компании">

Мессенджерами пользуются миллиарды человек по всему миру. Они пронизывают не только неформальное, но и деловое общение.  А для бизнеса это значит, что потенциальные клиенты именно там. С помощью мессенджеров удобно вести диалоги с покупателями, которые могут задать вопросы об услуге или товаре, и быстро получить ответ от менеджера или чат-бота. Простота, многофункциональность и конфиденциальность — это то, что мессенджеры могут дать бизнесу.

В эпоху развитого гибридного формата работы, мессенджеры помогают выстроить коммуникацию, которая играет ключевую роль в развитии бизнеса. Именно поэтому важно организовать работу с командами так, чтобы учесть интересы сотрудников, предоставляя им равноценную площадку для общения. 

На практике большинство компаний используют несколько мессенджеров для взаимодействия между сотрудниками и клиентами. Бесспорно, это эффективно, поскольку мессенджеры дают высокую степень вовлеченности, а также быстрый отклик от сотрудников, руководителей, клиентов. Что может быть быстрее и удобнее, чем обсудить с коллегами рабочий вопрос в Телеграмме, Дискорте или Ватсап*? Но даже в таком случае, затянувшаяся переписка может привести к дополнительным энергозатратам: поиску нужного чата, конкретного сообщения.

А с ростом компании постепенно создаются дополнительные чаты для бухгалтерии, отдела кадров, менеджеров, дизайнеров, разработчиков и так далее, что помогает разграничивать и уменьшать количество общекомандного беспокойства:

Но успешная коммуникация строится не только в ускоренных ответах, но и в сохранении всех договоренностей, а также в быстром доступе к ним. 

С каждым годом количество мессенджеров и чатов только увеличивается. И даже в маленьких компаниях такое общение приводит к неразберихе: «Коллега написал по одному из проектов в телеграм или ватсап?», «Во сколько договорились созвониться с клиентом?», «Обязался сотрудник выполнить задачу к сроку или не утверждал этого?» Множество вопросов и множество часов поиска ответов. Все это приводит к трате времени, которое можно было бы направить на развитие стратегических вопросов. 

Обычно на этом этапе руководитель компании понимает, что нужно внедрять систему, которая позволит управлять бизнес-процессами гибче и быстрее, ведь время = деньги. В такой ситуации основным вопросом становится вопрос инструментария. Поиски решения приводят к системам управления, поскольку с их помощью легче контролировать эффективность сотрудников, управлять проектными командами, проводить онбординг, обучение, управлять временными и финансовыми ресурсами и так далее. А главное, несколько каналов связи можно объединить в одной системе и вести всю работу в ней. 

При этом важно понимать, что:

• система управления не наведет порядок в работе, если сейчас его нет;
• вы четко должны знать свои бизнес-процессы, их этапы, чтобы заниматься их переносом в систему, а не разбираться и описывать их «на ходу»; 
• перенос бизнес-процессов должен быть постепенным, поскольку можно запутать не только себя, но и сотрудников;
• нужно будет уделить сотрудникам время для адаптации в системе, ведь она должна их разгружать, а не вызывать негативные эмоции. 

При выборе системы исходите сугубо из потребностей вашего бизнеса. Например, если вы активно пользуетесь мессенджерами, чатами и социальными сетями для общения с клиентами, то стоит обратить внимание на системы управления, которые позволяют интегрироваться с ними. Таких систем много — ПланФикс, Битрикс24, amoCRM, Trello, Jira и другие. Мы же рассмотрим интеграцию мессенджеров на примере облачного сервиса — ПланФикс. 

Преимущества объединения чатов, мессенджеров в одной системе

Главное преимущество в том, что вся работа ведется в единой системе, а значит, вы не отвлекаетесь на несколько мессенджеров одновременно. Все заявки собираются в одном списке, откуда вы простым перетаскиванием можете их распределять между менеджерами. 

По каждому заданию вы ставите сотруднику отдельную задачу, указывая в ней исполнителя и сроки. В задаче ведется общение с коллегами и клиентами, в ней же хранится вся информация. Это удобно, ведь вам больше не придется искать мессенджер или чат, куда написать коллеге по этой задаче, где найти заветный файл с шаблонами и прочими данными.  

В ПланФиксе можно создать канбан-доски, куда будут приходить обращения из разных каналов связи. Это облегчит работу с заявками и сделает ее более наглядной:

Задачу в один клик можно сделать срочной, обращая внимание коллег на изменение приоритетов. Это важно, когда «горят» дедлайны и нужно завершить проект. 

Система помогает руководителям управлять коллективной работой, видеть общую загрузку сотрудников и свободные слоты для постановки задач: 

Также ПланФикс позволяет увидеть сколько времени потратил каждый сотрудник на обработку каждой из заявок, каких результатов достиг — все собирается в отчетах. Этого мессенджеры дать не смогут, а в управлении коллективной работой без этого сложно. 

В системе вы не только объедините каналы связи, но получите площадку для множества маневров:

• автоматическое распределение запросов между менеджерами, исключая пропуски и повторную их обработку;
• контроль обработки заявок, поступивших по разным каналам связи; 
• расставление приоритетов выполнения задач;
• сохранение истории общения, передача их другому сотруднику, если предыдущий уволился, заболел;
• сбор данных по клиентам, сотрудника, отработанном времени, финансам и т.д.

Это лишь малая часть того, что может дать вам система управления. В ПланФиксе вы также найдете много готовых решений, которые помогут быстро, с наименьшими затратами временных и человеческих ресурсов начать работу в ней. Например, Простая CRM: заявки, заказы, сделки, поможет компаниям, которые занимаются продажами или оказывают услуги:

Подытожим 

Мессенджеры — это гибкий инструмент для быстрого общения и получения информации. За ними будущее, ведь уже сегодня мессенджеры позволяют приобретать товары, услуги и управлять заказами, не переходя на отдельный сайт. А чат-боты позволяют быть на связи с клиентами круглосуточно, отвечая на их запросы. 

Но использовать каждый чат по отдельности отнимает немало сил, поэтому, если объединить их в одну систему, то позволит не только упорядочить работу, автоматизировать бизнес-процессы, но и сэкономит значительный пласт вашего времени.

*Ватсап (Whatsapp) является продуктом корпорации Meta, признанной экстремистской и запрещенной на территории Российской Федерации.