Для чего маленькой фирме CRM-система и как ее выбрать

Фото: moysklad.ru

Материал подготовлен экспертами сервиса S2 (SalesapCRM)

Любой человек может жить без посудомоечной машины, микроволновки и даже без холодильника. Ко всему можно привыкнуть. Но если такой аскет окажется в квартире, где есть вся эта техника — он тут же ощутит разницу. Окажется, что можно сэкономить 2-3 часа на стирке, мытье посуды и готовить сразу на несколько дней. То же самое происходит с CRM: можно вести дела и без нее, но с ней гораздо удобнее, быстрее и выгоднее.

CRM-система помогает решить такие проблемы:

• отсутствие возможности отслеживать, как работает фирма и вовремя замечать ошибки — суммы сделок, перемещение по воронке продаж, число новых клиентов, этапы, на которых отсеивается наибольшее количество лидов. Эти и многие другие показатели нельзя посмотреть в Excel или Google-таблицах. CRM-система показывает все эти данные в виде наглядной аналитики и отчетов;
• сложности контроля сотрудников — насколько они успевают выполнять поручения, укладываются ли в сроки и о каких клиентах забывают. Без CRM остается верить только на слово;
• трудности в передаче дел, когда сотрудник увольняется или идет в отпуск — приходится вручную передавать клиентов, сделки и задачи. В CRM это можно сделать за 5 минут и моментально ввести нового сотрудника в курс дела;
• беспорядок в делах и базе данных — когда вся история взаимодействия с клиентом записана на стикерах или в блокноте — сложно восстановить последовательность действий и увидеть ошибки. CRM все это упорядочивает и собирает в одном месте;
• ошибки из-за человеческого фактора — теряются клиенты, забываются заявки, плохо отрабатываются возражения. Ошибок может быть уйма, если процесс не автоматизирован. CRM помогает все систематизировать, напоминает о том, куда нужно позвонить, записывает разговоры с клиентами, дает готовые скрипты и ведет по ним менеджера.

Перечисленные проблемы могут появиться у компании любого масштаба: не важно, сколько человек в ней работает и какое количество клиентов нужно обслуживать.

Так выглядит работа с задачами и клиентами в Google-таблицах: все данные нужно вносить и корректировать самостоятельно. Для каждого типа операций (продажи, закупки и пр.) нужно заводить отдельную таблицу и переключаться между ними. Фото: i.ytimg.com

Так выглядит работа с задачами в CRM-системе: все в одном месте, распределено по этапам, есть напоминания о сроках и другие сведения. Все автоматизировано, ручная работа минимизирована.

Как выбирать CRM, если у вас маленькая компания

Рынок предлагает десятки разных CRM-систем. Но не все из них подходят малому бизнесу. Есть слишком сложные и перегруженные функциями программы, а есть простые, которые можно освоить за 1 день.

Чтобы выбрать CRM для небольшой фирмы, ориентируйтесь на критерии:

Интерфейс и функционал. В основном, маленькие компании смотрят на стоимость услуг CRM — кажется, что чем дешевле, тем лучше. Но часто оказывается, что дешевая программа слишком сложная и чтобы ей пользоваться, нужно нанимать программиста на отдельную зарплату. Поэтому стоит ставить во главу всего не цену, а удобство и простоту освоения программы.

Удобная CRM-система имеет интуитивно понятный интерфейс и табличный формат данных, который помогает быстро импортировать всю информацию из Excel или Google-таблиц и сразу начать работу. Помимо простоты программа должна уметь справляться со сложными задачами, например: создавать шаблоны документов, автоматизировать бизнес-процессы, интегрироваться со сторонними сервисами.

Управление продажами. Основа развития практически любого малого бизнеса — это продажи. А основа успешных продаж — новые клиенты и успешные сделки. Поэтому стоит выбирать CRM, функционал которой ориентирован на управление отделом продаж. Важно, чтобы система умела вести учет клиентов, заявок и сделок, собирала отчеты и формировала те показатели, которые важны руководителю для оценки работы компании.

CRM улучшает маркетинг: напоминает менеджерам о том, какому клиенту нужно позвонить, выполняет email- или sms-рассылку по базе, отправляет документы для заключения сделки и прочее. В продажах любое действие, которое совершено не вовремя, — стоит дорого.

Минимум времени на обучение. Небольшая компания не имеет возможности тратить много времени на обучение сотрудников или поиски программиста, который внедрит программу в работу фирмы. Поэтому нуна простая CRM, чтобы каждый сотрудник мог быстро освоить функционал и сразу же приступить к работе. Также важна техподдержка, которая оперативно придет на помощь, если что-то пойдет не так.

Стоимость. Для малого бизнеса бюджет — острая тема. Тратить много денег на CRM нецелесообразно, потому что не всегда есть уверенность, что затраты окупятся. Выгодным вариантом будут облачные CRM, которые оплачиваются каждый месяц. В среднем цена стартует от 500 рублей за 1 сотрудника в месяц. Если оплачивать сразу за несколько месяцев или на год вперед, то можно получить хорошую скидку и сэкономить.

Автоматическое обновление. Для малого бизнеса важно тратить минимум времени на обслуживание CRM. Хорошо, если все обновления будут устанавливаться автоматически и без участия штатного сисадмина. Облачные CRM-системы имеют свою техподдержку и автоматически устанавливают обновления.

Также важна возможность самостоятельно вносить корректировки и усовершенствовать работу CRM. Бизнес постоянно растет, появляются новые возможности и требования. Например, может вырасти число менеджеров, понадобится интеграция со сторонними сервисами, появятся новые позиции товаров или возникнет необходимость в мобильной версии CRM. Для этого подойдет ПО, которое обновляется часто.

Возможность интеграции с другими сервисами. Это могут быть мессенджеры, почта, сайт, сервисы email- и sms-рассылок. Чтобы связать CRM и эти приложения и сервисы — нужны интеграции. В большинстве CRM это можно сделать бесплатно и за пару минут, подключив готовую интеграцию. Если готовой интеграции нет, то придется обращаться к разработчикам, чтобы они за отдельную плату объединили две платформы по API.

Прежде чем выбрать CRM, посмотрите, с какими сервисами у нее есть интеграции. Думайте наперед: возможно, вам скоро понадобится тот или иной сервис, хотя сейчас вы им еще не пользуетесь.

Вывод: что же выбрать?

Практически у каждой CRM есть тестовый период или бесплатная версия. Выберите 5-7 CRM и протестируйте каждую из них, ничего пока не вкладывая. Ориентируйтесь на функционал, возможность интеграции, аналитику контроль выполнения задач, техподдержку, частота и качество обновлений. Возможно, что вам подойдет не универсальная облачная CRM-система, а отраслевая — заточенная под конкретные бизнес-задачи, или та, где можно менять и корректировать настройки самостоятельно.