Сервисы, которые помогают наладить работу сотрудников на удалёнке

Материал подготовлен экспертами сервиса S2 (SalesapCRM)

В качестве пример того, что может произойти при переходе на удалёнку, приведем реальную историю:

С марта, когда ввели карантин, все сотрудники разъехались по домам. Первая проблема, с которой они столкнулись — полная рассинхронизация. Коллеги смежных зон никак не могли наладить работу между собой. Например, менеджер Оля получает задачу на создание лендинга, потом идет гулять с собакой и в магазин на 4 часа, а дизайнер так и не получает ТЗ — к заданию никто сегодня не приступил, дедлайн не поставил, клиента не оповестил.

Из-за нескоординированности стал появляться негатив от клиентов. Специалисты разных направлений опаздывали с выполнением задач или присылали заказчикам разные данные о статусах и сроке выполнения.

Чтобы урегулировать работу и всех между собой объединить, начали тестировать разные сервисы.

Для связи между сотрудниками

Понадобится мессенджер, в котором можно позвонить и поговорить голосом или по видеосвязи, написать в чате, скинуть файл, скриншот, оставить голосовое. Удобнее всего, если все это будет в онлайн-доступе. Также важно, чтобы была возможность создать групповой чат или видеоконференцию.

Telegram — нужно устанавливать на компьютер и смартфон, но есть и онлайн-версия (менее удобная, чем десктопная). Можно звонить, устраивать видеовстречи, создавать групповые чаты, обмениваться любыми файлами. Доступен бесплатно.

Skype — нужно устанавливать на компьютер, но услуги полностью бесплатны, за исключением звонков по всему миру. Можно организовывать видеовстречи до 50 человек, создавать групповые чаты и вести личную переписку. Звонки можно записывать.

Zoom — нужно скачивать на телефон или компьютер. Очень удобная программа для видеоконференций, так как позволяет организовать видеосвязь одновременно для 1000 человек (но на экране будет не больше 49 видео). Поддерживает картинку в HD-качестве, ведет запись. Можно общаться, как и в обычном мессенджере. Доступ бесплатный.

Google Meet — онлайн-платформа, которая позволяет создать видеовстречу с участием до 100 человек. Есть ограничение — встреча может длиться не дольше 1 часа. Чтобы присоединиться к конференции, достаточно перейти на meet.google.com. и ввести код встречи.

Для организации работы компании

Подойдут CRM-системы или системы управления проектами. С помощью CRM можно полностью контролировать весь рабочий процесс компании: отдел продаж, логистику, склад, бухгалтерию. Руководитель в любой момент сможет посмотреть, как работают сотрудники и как развивается компания, увидеть проблемные места и заняться их устранением.

Битрикс24 — облачная CRM-система с большим количеством функций. Здесь есть все и даже больше. Можно не только наладить работу компании, но и заменить Битриксом все мессенджеры. CRM платная, но есть и бесплатный доступ — сейчас им может пользоваться неограниченное число человек.

S2 — CRM с простым и понятным интерфейсом, в котором легко разобраться. С ее помощью можно ставить менеджерам задачи и контролировать их выполнение, смотреть аналитику, составлять и рассылать шаблоны документов, настраивать воронку продаж, звонить, делать рассылку. Есть бесплатная версия на 3 сотрудника.

Мегаплан — CRM для ведения проектов. С ее помощью можно также регулировать продажи, но больше всего Мегаплан подходит именно для работы с проектами. Эту CRM чаще всего советуют именно удаленным сотрудникам (например, программистам, верстальщикам), потому в ней удобно ставить задачи, сроки, следить за их выполнением. Это хороший вариант для команды, которая, к примеру, создает сайты. Есть бесплатный тариф на 2 проекта и 50 задач.

Trello — система управления проектами с онлайн-доступом. Состоит из досок, в каждой из которых — столбцы с карточками. Можно ставить задачи, сроки и отслеживать прогресс по ним. Есть бесплатная версия, где можно создать до 10 досок на команду (число участников — неограниченное) и платная, где предоставляется больше памяти для вложений.

Календарь Google — подойдет, если нужно синхронизировать работу сотрудников, чтобы они знали, когда и что происходит у их коллег и могли лучше организовать рабочее время. Позволяет устанавливать время встречи, отправлять приглашения участникам, напоминать о событиях. Также календарями можно обмениваться друг с другом. Доступен бесплатно в течение неограниченного периода.

Для хранения файлов

Чтобы загружать файлы и делиться ими с коллегами, понадобится удобное хранилище. Желательно, чтобы у него было неограниченное пространство для хранения файлов и возможность управлять доступом.

Google Диск — самое известное онлайн-хранилище для файлов любых форматов. Доступ к ним предоставляется по ссылке. Можно вносить изменения, комментарии, оставлять правки. Есть несколько вариантов доступа: чтение, комментирование, редактура. Доступ бесплатный, но с ограничениями: не более 15 Гб на одного пользователя.

Dpopbox — облачное хранилище с функцией резервного копирования (файлы не пропадут, если что-то сломается). Все файлы синхронизируются с устройством, на которое установлено приложение. С файлами, как и на Google Диске, можно работать совместно. Пользование платное, но есть тестовый период. Бесплатно предоставляется только 2 Гб дискового пространства.

Яндекс.Диск — облачное хранилище, которое предоставляет бесплатно 10 Гб дискового пространства, а для фотографий — безлимит. Можно делиться файлами, скачивать их, открывать общий доступ. Делиться ссылками можно даже с теми, кто не зарегистрирован на Яндексе. Есть оффлайн-доступ.

Вывод: как организовать работу на удалёнке, чтобы никто не прокрастинировал

• Создайте общее пространство для общения, оповещений и обмена файлами;
• разделите потоки информации. Общение — в мессенджерах, задачи — в Trello
• сделайте чек-листы для разных случаев. Как пользоваться Гугл диском — чек-лист, когда сдавать отчетность — чек-лист, когда планерка по видео — чек-лист;
• установите расписание для видеозвонков — видео больше дисциплинирует;
• будьте все время на связи — не пропадайте и сообщайте, если что-то идет не так;
• соблюдайте режим дня — желательно создать дома обстановку подобную офисной и не отвлекаться на посторонние дела;
• ведите все события в календаре — чтобы было видно, когда запланированы встречи и звонки у вас и ваших коллег;
• регулярно делитесь новостями — что удалось сделать, какие задачи стоят первыми. Руководитель может делать дайджесты для всех сотрудников и рассказывать о результатах работы в целом.

Умение организовать работу на удаленке — это признак зрелости и опытности компании. Не стоит этого бояться. Если все сделать правильно, то уже через 2-3 недели работа войдет в мирное русло.